سند عبارت است از هر نوشته ای که در مقام دفاع یا دعوی قابل استناد باشد . در صورتی که سند مالکیت ملکی بنا به دلایل متعددی گم شود و یا به سرقت برود و یا تمام یا قسمتی از آن از بین رفته و مخدوش گردد. مالک می تواند تقاضای سند المثنی ملکی را خواستار گردد. همچنین در صورتی که سند مالکیت نزد فرد دیگری قرار دارد و استرداد آن از طریق مراجع قضایی امکانپذیر نیست، می توان درخواست سند المثنی را مطرح نمود.

در چنین شرایطی مالک بایستی در اولین قدم دلیل مفقودی و یا از بین رفتن سند ملکی خود را به صورت کتبی اعلام نماید. همچنین استشهادیه را که به امضای حداقل 3 نفر که امضای آنها توسط یکی از دفاتر اسناد رسمی گواهی شده است باید به اداره ی ثبت محل تسلیم نماید ؛ فرم استشهادیه مطابق با نمونه ای که از سوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تنظیم شده در 2 نسخه ی چاپی در اختیار متقاضیان قرار می گیرد.

با اعلام تقاضای سند المثنی ملکی اداره ی ثبت موضوع را از طریق دستی یا کامپیوتری به دفاتر اسناد رسمی اعلام می کند. این موضوع در ظرف مدت زمان یک هفته با هزینه ی فرد متقاضی برای یک نوبت در یکی از روزنامه های کثیرالانتشار یا یکی از روزنامه های آگهی های ثبتی چاپ می شود. پس از گذراندن این مراحل موضوع درخواستی به ثبت می رسد.

در صورتی که ظرف مدت زمان 10 روز از تاریخ انتشار آگهی اعتراضی صورت نپذیرد ، سند المثنی ملکی صادر می گردد.